Elektronik kontakt araçlarının hızla gelişmesi ve yaygınlaşması, dünyanın küreselleşmesine ve tüm insanların anında kontakt kurma imkânına haiz olmasını sağlamaktadır. Mektubun yolculuğu, 1800’lü yıllarda Londra’dan New York’a buharlı vapurlar vesilesiyle günlerce sürerken; ilkin telgraf teknolojisinin kullanılmaya başlanmasıyla, arkasından da elektronik devrimin ortaya çıkmasıyla, anlık olarak gerçekleşmeye adım atmıştır.
Günümüzde ise elektronik devrimin geldiği son nokta olan web ile anında ve etkileşimli olarak mektubun yerini web ortamında gönderilen e-posta (e-mail)’lar almaktadır. Dünya genelinde web kullanım istatistiklerini tutan “Web World Stats” adlı firmanın verilerine gore yalnızca 2015 senesinde dünya genelinde 17 trilyon elektronik posta gönderilmiştir (internetworldstats.com). Gene anlık istatistiki verileri tutan worldometers.info/tr/ adlı web sitesinin verilerine gore tüm dünyada bir saniyede binlerce e-posta gönderilmekte. Dolayısıyla artık elektronik mektupların kâğıda dayalı mektupların yerini aldığını söylemek mümkün.
Bilhassa bilgisayarların günlük hayatta kullanılması, dünyanın fiber optik ağlarla sarılması, web sisteminin oluşturulması, insan ilişkilerine oldukca yönlü bir boyut kazandırmıştır.
Tecim, endüstri, bilim, eğitim, kültür, sanat ve gezim alanlarında elektronik kontakt giderek önde gelen kontakt yöntemi olmuştur (Öner, 2005: 262). Bu durumun bir sonucu olarak da günümüzde elektronik devrimin işareti olan “e-” ifadesi; “e-devlet”, “e-bankacılık”, “e-okul”, e-kitap” şeklinde kombinasyonlar oluşturarak günlük yaşam pratiklerimizi ve yazma alışkanlıklarınımızı değiştirmektedir.
E-posta adresi, elektronik posta servis sağlayıcısından alınan bir kişisel posta adresi ile gönderilebilir. Elektronik posta servis sağlayıcıları “kuyruklu a (@) ” işaretinden sonrasında kendi şirket isimlerinin geldiği kişisel bir elektronik posta adresi sağlarlar: Mesela; …@gmail.com; …@yahoo.com; …@hotmail.com vb. Şirketlerin vermiş olduğu bu adreslerin başlarına kullanıcılar kendi istedikleri bir ifadeyi eklemek suretiyle bir elektronik posta hesabına haiz olurlar.
Elektronik posta adresimizde kullanacağımız kullanıcı adı belirlenirken mümkünse adresin, isim ve soy ismimizden oluşması yerinde olacaktır. İsim ve soy isim yerine takma adlardan oluşan e-posta adresleri alıcıda ciddi bir intiba bırakmamaktadır. Elektronik posta servisi tarafınca ismimizden oluşan e-posta adresi daha ilkin başka bir kullanıcıya verilmişse bu durumda isim ve soy ismin arasına tire, alt tire, nokta (- _ .) şeklinde işaretler konularak ya da isim ve soy isimden sonrasında rakamlar kullanarak değişik kombinasyonlar da oluşturmak mümkündür.
E-posta Oluştururken Doldurulması Ihtiyaç duyulan Kısımlar
Temel olarak bir e-posta gönderim sayfasında, gönderilen kişinin adresinin yazılacağı satır, iletinin içeriğine ilişkin bir başlık mahiyetinde olan “mevzu” satırı, iletinin yazılacağı ana metin kısmı, iletiye iliştirilecek doküman ve dosyaların ekleneceği “ekler” ve göndericinin bilgilerinin yer almış olduğu imza satırı yer alır (bakınız: Biçim 1). Aşağıda genel olarak bir e-posta gönderi sayfasında yer edinen ifadeler açıklanmaktadır:
Alıcı: Bu alana elektronik mektubun göndermiş olduğu kişinin e-posta adresi yazılır. Gönderilecek şahıs sayısı birden fazlaysa adresler arasına virgül konularak alıcı sayısı arttırılır.
Mevzu: Elektronik mektubun içeriğine uygun kısa bir tarif yazılır (Mesela: Türk Dili Ders Ödevi, Ders Programı vb.)
Cc ekle: Bu alana e-postanın kopyası başka bir kişiye ya da kişilere gönderilecekse, onların adresleri yazılır. Cc’nin açılım İngilizce “Carbon Copy (aynen kopya)” ifadesinden gelmektedir.
Bcc ekle: Cc ifadesi ile aynı işlevi görür; sadece Cc’den değişik yanı, Bcc özelliği kullanıldığında e-postanın göndermiş olduğu kişilerin elektronik mektubun kopyasının kimlere gönderildiğini görememeleridir. Bcc’nin açılım İngilizce “Blind Carbon Copy (görünmeyen aynen kopya)” ifadesinden gelmektedir.
İmza: İmza, gönderilen her mektubun sonuna otomatikman konulmuş olan, içinde ne olduğu evvelinde hazırlanmış dosyalardır. İmza dosyaları, kullanılan elektronik mektup programının bir parçasıdır. İmza dosyalarında, çoğu zaman kişinin adı-soyadı, unvanı, var ise web adresi, telefon ve faks numaraları bulunur.
E-Postaların, elektronik ortamda gönderilen mektup olduğu unutulmamalıdır. E-posta oluşturulurken de mektup yazımında uyulan kurallara dikkat edilmelidir. Hitap cümlesi ile başlanmalı, alıcının konumuna uygun dil ve ifade biçimleri kullanılmalıdır. Kompozisyon, imla (yazım) ve noktalama kurallarına da dikkat edilmelidir.
