Tutanak Nedir
Tutanak; belgelenmesi gereken bir durumu, olayı tespit edenler tarafından imzalanan veya meclis, kurul, mahkeme vb. yerlerde söylenen sözlerin olduğu gibi yazıya geçirilmesi ile oluşan belgedir. Başka bir deyişle “Belgelenmesi gereken bir durumu tespit edenler tarafından hazırlanıp imzalanan belgeye tutanak veya zabıt denir. Tutanak, yalın ve açık bir üslupla, kişisel görüş ve yorumlara yer verilmeden aynen yazılır. Bu tür belgeler aksi sabit oluncaya kadar hukuken geçerli belgelerdir. ”
Tutanak, bir toplantı, görüşme, müzakere veya herhangi bir olayın belirli bir zamandaki önemli noktalarının yazılı bir kaydıdır. Tutanak, olayın gerçekleştiği sırada duyulan konuşmaların özeti, alınan kararların ve alınan önlemlerin kaydı, tartışılan fikirlerin notları ve herhangi bir konuşmacının önemli düşüncelerinin kaydedilmesiyle oluşturulur. Bu tür belgeler, resmi kayıtların ve belgelerin yanı sıra mahkemelerde delil olarak da kullanılabilir.
Tutanak Yazmanın Amacı
Tutanak tutmanın amacı, önemli bilgilerin kaydedilmesi ve gelecekte bu bilgilerin referans olarak kullanılabilmesidir. Bu tür belgeler, katılımcıların konuşma sırasında verdiği bilgilerin ayrıntılarını ve anlamlarını not alır, bu sayede ileride yapılacak tartışmalar veya karar verme sürecinde fikirlerin yeniden ele alınması ve tekrarlanması gerektiğinde kullanılabilir.
Tutanak Nasıl Yazılır
Bu tür belgeler, çizgisiz, beyaz dosya kâğıdına bilgisayar veya daktiloyla yazılabileceği gibi silinmez kalemle okunaklı el yazısı ile de yazılabilir. Bu tür belgelerde yanlış yazılan ifadenin üstü tek çizgi ile çizilir ve düzeltme paraflanır. Bu tür belgelerde silme, kazıma ve tutanağa sonradan ekleme yapılmaz. Birden fazla sayfa kullanılmış ise her sayfa numaralandırılır ve paraflanır. Tutanak birden fazla nüsha hâlinde düzenlenmişse her bir nüshada ıslak imza bulunur.
Bu tür belgeler, temelde toplantı ve olay tutanağı diye gruplanmakla birlikte toplantının veya olayın içeriğine göre tutanağın adlandırıldığı da görülür: arama tutanağı, duruşma tutanağı, iş kazası tutanağı, işe devamsızlık tutanağı, kaza tespit tutanağı, kayıp veya buluntu eşya tutanağı, sınav tutanağı, teslim tutanağı, tespit tutanağı, yangın tutanağı vb.
Bu tür belgeler, bir toplantıda yapılan tartışmaların doğru bir şekilde kaydedilmesi için dikkatle hazırlanmalıdır. Bu tür belgelerin doğru, eksiksiz ve anlaşılır olması önemlidir. Tutanak, toplantıda tartışılan ana konuların yanı sıra toplantıya katılanların isimlerini, katılımcı sayısını, toplantı başlangıç ve bitiş saatlerini, alınan kararların ayrıntılarını, tartışılan önerileri, karşılaşılan sorunları ve soruları içermelidir.
Toplantı tutanaklarında öncelikle toplantının gündemi yazılır. Görüşülen konular, söylenen sözler, alınan kararlar yazıldıktan sonra bu tür belgeler, toplantıya katılanlar tarafından okunarak imzalanır. Olay tutanaklarında olayın ne zaman, nerede ve nasıl olduğu ile olaya karışanlarla ilgili tespitler yer alır.
Olaylar oluş sırasına göre anlatılır. Tutanak, tutanağı tutanlar ve varsa şahitler tarafından okunarak imzalanır. Toplantı tutanağı toplantının başladığı andan itibaren, olay tutanağı ise olaydan hemen sonra düzenlenir. Tutanaklarda söylenenler, görülenler anlaşılır biçimde ve olduğu gibi yazılır, yoruma yer verilmez. Tutanağı imzalayanların isim ve unvanları açıkça belirtilir.
Tutanakların Kullanım Amaçları
Bu tür belgelerin kullanım alanları oldukça geniştir. İş toplantıları, yönetim kurulu toplantıları, yönetim toplantıları, genel kurul toplantıları, konferanslar, seminerler, müzakereler, hukuki işlemler, resmi ve özel toplantılar, eğitim toplantıları, spor kulüpleri gibi birçok alanda tutanak tutulabilir.
Tutanağı Oluşturan Unsurlar
Başlık: Kâğıdın üst-orta kısmına tamamı büyük harflerle yazılır. TUTANAK şeklinde bir başlık konabileceği gibi olayın veya toplantının içeriğini yansıtacak bir başlık da konabilir: HASAR TESPİT TUTANAĞI, ÖĞRETMENLER KURULU TOPLANTI TUTANAĞI vb.
Giriş: Toplantı tutanağında toplantının yeri, zamanı, gündemi, açılış, yoklama gibi unsurların; olay tutanaklarında olayla ilgili ön bilgilerle zaman ve yerin belirtildiği bölümdür.
Gelişme: Toplantı tutanağında gündemdeki görüşmelerin, olay tutanağında olayın oluş sırasına göre anlatıldığı bölümdür.
Sonuç: Toplantı tutanağında kararların yazıldığı ve tutanağın katılımcılar tarafından okunduğunun belirtildiği bölümdür. Olay tutanağında düzenleyenlerin tutanağı kendilerinin tuttuğunu belirttikleri ve (varsa) tutanağın şahitler tarafından okunduğunun belirtildiği bölümdür. Tarih ve Saat: Giriş bölümünde belirtilmekle birlikte sonuç bölümünden sonra tekraren yazılan bölümdür. Toplantı tutanaklarının bu bölümünde saat belirtilmeyebilir.
İmza: Tutanağı tutan kişilerle toplantı tutanaklarında katılımcıların, olay tutanaklarında –varsa- şahitlerin ad-soyad, unvan ve imzalarının bulunduğu bölümdür.
TUTANAK YAZILIRKEN NELERE DİKKAT EDİLMELİDİR
Bilgisayar ve daktiloda yazılabileceği gibi, okunaklı olmak şartıyla el yazısı ile de yazılabilir. Bu tür belgeler elle yazılacaksa dolma kalem veya tükenmez kalem kullanılır. Bu tür belgeler düzgün, kısa, anlaşılabilir ifade ile yazılmalıdır. Tutanak kâğıdın sadece bir yüzüne yazılır. Eğer tutanak birden fazla sayfaya yazılacak ise sayfanın üst kısmında tutanağın kaçıncı sayfası olduğu yazı ile belirtilir ve her sayfanın altı mutlaka imzalanır.
Tutanağın üzerinde silinti, kazıntı ve ilave yapılmaz. Eğer yanlış kelime yazılmışsa, üstü tek çizgi hâlinde çizilir ve çizilen kelimeden hemen sonra parantez açılarak kaç kelime çizildiği yazılır ve son olarak da tutanağı düzenleyen kişilerce üstü paraflanır. Bu tür belgelerin başlık ve sonuç bölümünde tutanak oldukları belirtilmelidir.
Tutanağın içeriğinde tarih ve gerekirse saat bilgisine yer verilmelidir. Bu tür belgelerde olaya şahit olanlar veya toplantı başkanlarının adı, soyadı ve imzası yer almalıdır. Tutanakta kronolojik sıraya göre anlatım yapılmalıdır. Olay ve duruma göre isimlendirilen (toplantı tutanağı, kaza tespit tutanağı, buluntu eşya tutanağı vb.) çeşitli tutanak türleri vardır.
Tutanak Örnekleri
OLAY TUTANAĞI
15/03/2016 Pazar günü saat 09.45’te görevli olduğumuz YGS oturumunda 130542 nolu salon, 3. sırada oturmakta olan 12452565451 T.C. kimlik numaralı Mehmet KAYMAZ adlı öğrencinin beyan ettiği kimlik belgesi ile cevap kâğıdındaki fotoğrafın benzemediği tespit edilmiştir. Sınav salonuna çağrılan emniyet görevlileri şahsı sınav salonundan dışarı çıkarmış ve şahıs hakkında adli işlem başlatmışlardır.
Bu tutanak tarafımızdan hazırlanıp imzalanmıştır. 15/03/2016 saat 10.00
İmza
Salon Başkanı
İmza
Gözetmen
İmza
Polis Memuru
İmza
Bina Sınav
Sorumlusu
ÖRNEK TUTANAK
17.05.2016 tarihinde okul bahçesi nöbeti görevimizi yerine getirirken okul binasının karşısındaki apartmanın dış cephe kaplama levhalarından birinin sarktığı görülmüştür. O gün havanın aşırı rüzgârlı olması nedeniyle levhanın kopup savrularak okul bahçesine düşme ihtimali göz önüne alınmış; durum okul idaresine, söz konusu apartmanın görevlisine ve belediyeye bildirilmiştir.
Okul idaresince öğrencilerin ikinci ve üçüncü ders saati teneffüslerinde bahçeye çıkmalarına tedbiren izin verilmemiştir. Belediye ekiplerinin gelip düşme ihtimali olan malzemeyi sökmesi ile tehlike ortadan kalkmış ve öğrencilerin sonraki ders teneffüslerinde bahçeye çıkmalarına izin verilmiştir. İş bu tutanak, birlikte tutularak tarafımızca imza altına alınmıştır.
17.05.2016, Saat:10.45.
İmza
Hasan BİLİR
Nöbetçi Öğretmen
İmza
Fatih DOĞAN
Nöbetçi Öğretmen
ONUR GENEL KURULU TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı Tarihi : 09.10.2015
Toplantı Saati : 15.45
Toplantı Yeri : Öğretmenler Odası
Toplantı No : 01
Karar no : 01
GÜNDEM
1. Açılış ve yoklama
2. Onur kurulu seçimi
3. Öğrenciye yakışmayan davranışların tespit edilmesi ve olumsuz davranışların önlenmesi
4. Öğrenci sorumlulukları
5. Kapanış
Yapılan Görüşmeler ve Alınan Kararlar
1. Açılış ve yoklama: Onur genel kurulu, Tekin KOCAMAN başkanlığında 09/10/2015 tarihinde saat 15.45’te öğretmenler odasında toplandı. Yapılan yoklamada tüm kurul üyelerinin hazır olduğu tespit edildi. Kurul yazmanlığına Gülcan KARAKUŞ ve Yılmaz GÜLER seçildi.
2. Onur kurulu seçimi: Onur kurulu başkanı Tekin KOCAMAN, onur genel kurulunun, onur kurulunun yapmış olduğu çalışmaları değerlendiren bir üst kurul olduğunu ifade etti. Onur genel kurulunun onur kurulunu seçtiğini söyledi, ardından sınıf düzeyinde gönüllü olan öğrencilerden onur kurulu seçimi yapıldı. Yapılan seçimlerde; onur kurulu ikinci başkanlığına 12. Sınıflardan Gülcan KARAKUŞ seçildi. Onur kurulunun diğer üyeliklerine 9. sınıfları temsilen Utku BAYINDIRLI, 10. sınıfları temsilen Asiye GEYLANİ, 11. sınıfları temsilen Recep ÇALIMLI seçilmiştir.
3. Öğrencilere yakışmayan davranışların tespit edilmesi ve olumsuz davranışların önlenmesi: Onur kurulu başkanı Tekin KOCAMAN, okulumuzda genel olarak sizlerin gördüğü olumsuz davranışlar nelerdir, diye sordu. Recep ÇALIMLI ve Yılmaz GÜLER derslerden izinsiz çıkılması, etütlerde gürültü olmasının önemli bir sorun oldu- ğunu söyledi. Gülcan KARAKUŞ bazı öğrencilerin kıyafet uygulamasına uymadığını ifade etti. Yapılan görüşmelerde ortak sorun olarak görülen etütlerde gürültü yapılması, derslerden izinsiz dışarı çıkılması ve kıyafet uygulaması ile ilgili okul idaresine bilgi verilmesine karar verildi.
4. METİN: (Toplantı Tutanağı) Metne Hazırlık 1. Daha önce okulunuzdaki kurul ve komisyonlarda görev aldınız mı? Anlatınız. 2. Yapılan tüm görüşmelerin katipler tarafından kayıt altına alındığı, işleyişi görüşme ve karar verme üzerine olan kamu kurumu hangisidir? 151 4. Öğrenci Sorumlulukları: Onur kurulu başkanı Tekin KOCAMAN öğrenciliğin de bir meslek olduğunu, eskiden öğrenci kelimesi yerine talebe yani talep eden kelimesinin kullanıldığını, öğrencinin bilgiyi, ilmi talep etmesi gerektiğini ifade etti. Gülcan KARAKUŞ öğrenciler hem okulda hem de pansiyonda düzenli bir yaşam için sorumluluklarını yerine getirmelidir, dedi.
Asiye GEYLANİ öğrencilerin derslere hazırlıklı gelmeleri, derslere katılımlarının onların en büyük sorumluluğu olduğunu ifade etti. Utku BAYINDIRLI sorumluluk formu hazırlanıp sınıflara asılmasını teklif etti. Yılmaz GÜLER yazılı olarak hazırlanan sorumluluk listesinin öğrencilerin dikkatini çekeceğini söyledi. Yapılan görüşmelerde öğrenci sorumluluk formu oluşturularak okul idaresinin izni dahilinde formun sınıflara asılmasına karar verildi.
5. Kapanış: Tekin KOCAMAN kurul üyelerine eklemek istedikleri bir husus olup olmadığını sordu. Kurul üyeleri teşekkür etti. Kurul başkanı başarılı ve sorunsuz bir dö- nem geçirilmesi dilekleriyle toplantıyı sona erdirdi.
İmza Tekin KOCAMAN Onur Kurulu Başkanı İmza Gülcan KARAKUŞ Başkan Üye (Yazman) İmza Yılmaz GÜLER Üye (Yazman) İmza Recep ÇALIMLI Üye İmza Ali KAYA Üye İmza Orhan ÇELİKER Üye İmza Utku BAYINDIRLI Üye İmza Asiye GEYLANİ Üye